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淮安办公培训分享职场办公中的邮件三技巧

       淮安办公培训说到邮件也算是大部分的职场办公人士必备的一个软件,他虽然不像WPS那么普及,但是,随着现在设备的不断发展,邮件也是使用的越来越多了。其实,邮件的普及使用也是很有必要的,这样也是会留下一个文字往来,也是比较比较容易查询的。接下来,淮安办公培训就根据自己的所见所得来为大家分享下关于邮件的几个小技巧吧。

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       Di一,不必特意分门别类,只建立一个“已处理”的文件夹就足够了。

       很多人都会问了,不同的邮件当然有不同的类型,只建立一个“已处理”的文件夹真的适宜吗?

       答案是真的适宜。

       给东西贴标签是人类的本能,就比方各自对微信好友的分组,以及网络上的某某党之类的。

       关于电子标签也是如此,许多人都会在电子邮箱中设置不同的文件夹来保存不同类别的文章,例如:媒体资料、待办使命、会议备忘、重要参数、预算处理、客户信息、出售数据等等,想着今后需求的时分能够直接进入那个文件夹寻觅,有分门别类寻觅的时分会轻松一点。

       但是在实际上,这样的做法并不能增加你的工作功率,并且你在收到邮件之后还要特意做上符号,再放在不同的文件夹中,这样会糟蹋你很多的时间。

       如果你每天收到的邮件很多的话你根本就来不及处理。

       以为每一封邮件都分门别类的做法能让你的工作有条有理,其实这会导致你的邮箱办理功率低下。

       其实你能够只建立一个单独的“已处理邮件”的文件夹,把认为有用的需求留存的邮件一股脑的放进去,日后需求查调的时分运用邮箱里的搜索功用进行调阅,这样反而功率更高,根本不必区分类,一个搜索功用就能让你轻轻松松把邮件给找到。

       第二,学会创建邮件的模板。

       你知道模板的作用吗?

       模板能够进步我们的工作功率,避免收发邮件过程中的重复劳动。根据工作中常常遇到的情况总结出几个对应的常用模板,对你来说会节省下许多时间和精力,不必一向重复做那些毫无意义的事。

       你能够根据之前现已发送过的邮件中找到适合的邮件,从那些邮件找到能重复利用的结构内容,再根据这些内容去做你的模板素材库,相信我,你会喜爱上这种做法的。

       第三,巧用“邮件规矩”,让邮件成为你的私人秘书。

       大多数的电子邮箱都会有邮件规矩的功用,他能让你的邮箱对每一封新接手的邮件进行判别,再根据判别结果对收到的邮件做出你预设的动作。

       就比方你刚接收到一份新邮件,邮箱会去判别发件人及收件人,邮件主题以及正文的关键字、邮件里是否有“重要”等符号、邮件是否包含了会议约请、邮件是主要收件人或许抄送目标等一系列条件判别,根据判别结果做出你预设的行为,例如移送到某一文件夹、进行“跟进”等标注、按照模板回复、桌面提醒或许删去转发等操作。

       巧用“邮件规矩”,你处理邮件时会省心省力好多。

       zui后,淮安办公培训说到邮件下方的签名档也是比较重要的,签名档是用来在邮件末尾处快速嵌入你的签名信息的一种小工具,但是别忽视签名档这个小工具,它的功能可不仅如此。许多人只用签名档来保留姓名、部门、基本联系方式等基本信息,这并没有zui大限度的发挥签名档的功能。淮安办公培训提醒到签名档并没有字数或者格式的限制,它在实际上是一个文字编辑器,你可以在里面随意编辑你想要的东西。




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